Google Docs και άλλα Δωρεάν Online Λογισμικά Γραφείου

Το να μπορεί ο χρήστης να τρέχει το λογισμικό γραφείου και να αποθηκεύει τα αρχεία αποκλειστικά μέσω δικτύου (χωρίς δηλαδή να χρειάζεται οποιαδήποτε εγκατάσταση του προγράμματος στον Η/Υ του), δεν είναι καινούργια ιδέα. Ορισμένοι αναγνώστες ίσως να θυμούνται παλαιότερα σε μεγάλες εταιρείες όπου οι χρήστες δεν είχαν ηλεκτρονικούς υπολογιστές με δική τους μνήμη ή επεξεργαστή, αλλά "άβουλα" τερματικά (dumb terminals) τα οποία ήταν όλα συνδεδεμένα μέσω (τοπικού -LAN-, ή WAN δικτύου) σε ένα κεντρικό Η/Υ (αλλιώς, σέρβερ). Με αυτό το τρόπο όλα τα προγράμματα έτρεχαν στον κεντρικό Η/Υ και τα τερματικά λειτουργούσαν ουσιαστικά μόνο σαν μονάδες εισόδου-εξόδου δεδομένων. (σημ.: σε αντίθεση με τα τερματικά, τα "Thin Clients" έχουν ένα βαθμό αυτονομίας και δεν εξαρτόνται κατ' ανάγκη αποκλειστικά από το σέρβερ).

Για πολλούς λόγους όμως, έπρεπε να περάσουν αρκετά χρόνια και να επέλθουν πολλές τεχνολογικές αλλαγές μέχρι η ανάλογη εφαρμογή να είναι εφικτή σε επίπεδο διαδικτύου. Σήμερα πλέον, με τις ευρέως διαθέσιμες, φθηνές και γρηγορότερες ευρυζωνικές συνδέσεις (ADSL κ.α.), με πολύ φθηνότερους και δυνατότερους Η/Υ και κεντρικούς Η/Υ (servers) και με τις βελτιώσεις των υφιστάμενων και δημιουργία νέων, καλύτερων τεχνολογιών διαδικτύου και λογισμικού (AJAX, σταθεροί, ασφαλείς και τεχνολογικά υπέρτεροι browser, τεχνολογίες ανάπτυξης διαδικτυακών εφαρμογών κ.α.), η ιδέα του "software as a service" στα λογισμικά γραφείου αναδεικνύεται όλο και περισσότερο σαν ακόμα μία καλή επιλογή για τις μάζες των χρηστών και των επιχειρήσεων.

Πλεονεκτήματα και Εφαρμογές των Online Λογισμικών Γραφείου

Τα πλεονεκτήματα των online εφαρμογών γραφείου. Πρώτον, δεν χρειάζεται οποιαδήποτε εγκατάσταση κάποιου πακέτου λογισμικού γραφείου στον Η/Υ του χρήστη. Αυτό σημαίνει ότι γλυτώνει χώρο και πόρους στον ηλεκτρονικό του υπολογιστή, ότι δεν χρειάζεται να έχει έγνοια για εγκατάσταση σχετικών updates, patches, κλπ, ότι δεν χρειάζεται να προβαίνει ο ίδιος σε αναβαθμίσεις νεότερων εκδόσεων και το κυριότερο, πολλές από αυτές τις υπηρεσίες (μιας και μιλάμε για "software as a service") παρέχονται δωρεάν.

Δεύτερον, ο χρήστης δεν δεσμεύεται σε ένα μόνο Η/Υ για να μπορεί να δουλέψει: σε έναν οποιοδήποτε Η/Υ με browser και σύνδεση στο διαδίκτυο, ο χρήστης δύναται να κάνει login στην υπηρεσία και να έχει πρόσβαση στο online λογισμικό γραφείο, καθώς και στα online αποθηκευμένα αρχεία του. Πόσο σπουδαίο είναι αυτό; Ας δώσουμε ένα παράδειγμα. Καλή ώρα, ο υποφαινόμενος δουλεύει στο παρών άρθρο σε τρεις διαφορετικούς ηλεκτρονικούς υπολογιστές σε τρεις διαφορετικές τοποθεσίες. Εάν δούλευα με το συμβατικό τρόπο, θα έπρεπε να κάνω το εξής: κάθε φορά που έπρεπε να φεύγω από τον ένα υπολογιστή, να φύλαγα το κείμενο που δούλευα πάνω σε μία αποθηκευτική μονάδα USB ("USB Stick"), ή να το έστελνα στο web-based ηλ. ταχυδρομείο μου, ή στο online storage μου. Έπειτα, σε κάθε άλλο Η/Υ που πήγαινα, να έπρεπε να έχω μαζί μου το USB stick, με την προϋπόθεση ότι ο κάθε Η/Υ έχει εγκατεστημένο πακέτο λογισμικού γραφείου (ΚΑΙ Ελληνικό διορθωτή κειμένου), ώστε να μπορώ να φορτώσω το αρχείο εκ νέου και να συνεχίσω τη συγγραφή. Και όταν έχεις να κάνεις με πολλά διαφορετικά αρχεία και πρέπει να κάθεσαι να γυρεύεσαι εάν τα πιο πρόσφατα είναι στον υπολογιστή του γραφείου, ή αυτά που βρίσκονται αποθηκευμένα στο USB stick, τότε με λίγα λόγια (και μιλώ εκ πείρας), ασ' τα να πάνε!

Ευτυχώς τίποτα από όλα αυτά δεν συμβαίνουν στη ζωή μου, επειδή χρησιμοποιώ ένα δωρεάν και πάνω απ΄όλα πρακτικό online πακέτο λογισμικού γραφείου, το οποίο θα μοιραστώ μαζί σας: το Google Docs (http://docs.google.com), το οποίο χρησιμοποιώ αυτή τη στιγμή για να γράψω αυτές τις γραμμές. Γιατί "πρακτικό"; Κατ'αρχήν η Google δεν είναι η πρώτη εταιρία που ανέπτυξε online λογισμικό γραφείου - κατ'ακρίβεια το Google Docs συναποτελείται από ήδη υφιστάμενα συστήματα εκ των οποίων κάποια η Google αγόρασε και προσάρτησε στα δικά της. Ωστόσο, το Google Docs είναι το πιο διαδεδομένο και επιτυχημένο online λογισμικό γραφείου, αφού κατάφερε να ξεπεράσει διάφορα προβλήματα που είχαν άλλα συστήματα, καθώς και για άλλους λόγους. Να αναφέρουμε ορισμένα. Άλλα online λογισμικά γραφείου προαπαιτούσαν την εγκατάσταση άλλων συστημάτων (π.χ.: κάτι σαν client, ή κάποιο πακέτο το οποίο να μπορούσε να υποστηρίξει την τεχνολογία που έτρεχε το online λογισμικό γραφείου). Το Google Docs μπορεί να δουλέψει σε οποιοδήποτε Η/Υ με μέση διαμόρφωση, χωρίς την ανάγκη εγκατάστασης επιπρόσθετων εξειδικευμένων συστημάτων από τον χρήστη.

Επίσης, άλλα online λογισμικά γραφείου δεν πρόσφεραν μία ολοκληρωμένη λύση η οποία να ενσωμάτωνε όλα τα απαραίτητα προγράμματα γραφείου. Επιπλέον, πολλά από τα άλλα προγράμματα ήταν υποδεέστερα έναντι των βασικών αναγκών του μέσου χρήστη, με αποτέλεσμα να μην υιοθετούνται σαν πρώτη προτίμησή από τους χρήστες. Παράδειγμα, αδυναμίες και περιορισμοί στην εισαγωγή, εξαγωγή και αποθήκευση υφιστάμενων και νέων .doc αρχείων από και προς τον Η/Υ του χρήστη. Από την άλλη, το Google Docs συμπεριλαμβάνει προγράμματα για επεξεργασία κειμένου, δημιουργία Παρουσιάσεων, Λογιστικών Φύλλων και Φορμών, διορθωτές κειμένων πολλών γλωσσών, καθώς και πολύ καλή διαχείριση αρχείων, τόσο σε online επίπεδο, τόσο σε επίπεδο υποστήριξης συμβατικών αρχείων .doc, .xls κλπ. Είχαμε και το άλλο κουφό: ένα online λογισμικό γραφείου ενώ δούλευε μια χαρά σε ένα συγκεκριμένο browser (π.χ. Internet Explorer), σε άλλους browser (όπως Firefox, Safari) έκανε νερά, ή δεν δούλευε καθόλου. Ακόμη και σήμερα, ενώ από τεχνολογικής πλευράς υπάρχουν οι μέδοθοι, ορισμένα online λογισμικά γραφείου δεν έχουν ξεπεράσει αυτά τα κολλήματα.

Ένας άλλος λόγος της επιτυχίας του Google Docs είναι η σύνδεση και η αλληλεπίδραση της υπηρεσίας με άλλες δημοφιλείς υπηρεσίες της Google, όπως το Gmail, Google Accounts κλπ. Γιατί συμβαίνει αυτό; Περίπου ανάλογη στρατηγική είχε ακολουθήσει η Microsoft ώστε να εκτοξεύσει το Microsoft Office ως το πιο δημοφιλές πακέτο λογισμικού γραφείου. Με το να κερδίζει όλο και περισσότερους χρήστες να χρησιμοποιούν το Windows, τότε φυσικό είναι οι χρήστες να προτιμήσουν το Microsoft Office. Έτσι και το Google: με το να καταφέρει να προσελκύσει πολλούς χρήστες να προτιμούν το Gmail (εάν θυμάστε, η πρώτη δωρεάν online υπηρεσία ηλ. ταχυδρομείου που πρόσφερε πολλά πράγματα δωρεάν, ενώ άλλοι παροχείς χρέωναν γι'αυτά), με αυτόν τον τρόπο κατάφερε να πλασάρει το Google Docs σαν τη "φυσική επιλογή" των υφιστάμενων χρηστών του Gmail.

Περαιτέρω, υπάρχουν και άλλα διάφορα Online Λογισμικά Γραφείου, όπως το Zoho Office Suite (www.zoho.com) το οποίο παρέχει και άλλες παρεμφερείς online εφαρμογές (όπως CRM, wiki και chat).

Ουσιαστική, Πρακτική, Διαδικτυακά ενδυναμομένη Συνεργασία

Πολλές φορές προκύπτει η ανάγκη να έχουν πρόσβαση ή/και να δουλεύουν περισσότερα από ένα άτομο πάνω σε ένα αρχείο. Παράδειγμα, όταν δέκα συνεργάτες μιας εταιρείας σε διαφορετικές τοποθεσίες πρέπει να συμβουλεύονται ένα .xls λογιστικό φύλο για τις τρέχουσες τιμές των προϊόντων της εταιρείας. Ή, όταν στη δουλειά μου πρέπει να ετοιμαστεί μια πρόταση για ένα πρότζεκτ, με κάποιο τρόπο να μπορούν να συνεργαστούν και οι δέκα εταίροι της σύμπραξης ώστε να συνταχθεί το κοινό .doc κείμενο της πρότασης.

Ο "παραδοσιακός" τρόπος που γίνονται αυτές οι δουλειές είναι το "πήγαινε-έλα" / "στείλε-πιάσε" με το email. Όμως, αυτός ο τρόπος επιφέρει διάφορα προβλήματα και μπορεί να είναι αντιπρακτικός και αντιπαραγωγικός. Ας πάρουμε το πρώτο σενάριο και να υποθέσουμε ότι η εταιρεία στέλνει πέντε φορές την ημέρα μέσω email κάθε νεότερο .xls αρχείο στους δέκα συνεργάτες της. Αυτό σημαίνει ότι κάθε φορά που ένας συνεργάτης πρέπει να δώσει μια τιμή, ή να προχωρήσει προς πώληση, πρέπει πρώτα να ελέγξει εάν του έχει σταλεί ένα πιο πρόσφατο αρχείο στο email του και να το κατεβάσει. Χάσιμο χρόνου. Σημαίνει επίσης, ότι η χρονική διάρκεια μεταξύ ανανέωσης και αποστολής του αρχείου μέσω email από την εταιρεία, αποτελεί ώρα λανθάνουσα. Ακόμη, ως γνωστόν η αποστολή email και συνημμένων αρχείων δεν εγγυάται πρώτον, την άμεση παράδοση προς τον παραλήπτη (υπάρχουν περιπτώσεις όπου ένα email μπορεί να καθυστερήσει ακόμη και ώρες) και δεύτερον, δεν εγγυάται καν την παραλαβή του email (μπορεί π.χ. να καταλήξει στα spam, ή για οποιοδήποτε λόγο να μην παραληφθεί χωρίς καμία μετέπειτα αναφορά σφάλματος).

Με τον παραδοσιακό τρόπο, τα πράγματα περιπλέκονται όλο και περισσότερο στο δεύτερο σενάριο: Τι γίνεται όταν δέκα συνέταιροι πρέπει να συνεργαστούν και να συνεισφέρουν για τη σύνταξη ενός αρχείου .doc; Ποιος κρατά λογαριασμό με την κάθε αλλαγή που γίνεται; Ποιος ενσωματώνει τις αλλαγές στο τελικό κείμενο; Τι συμβαίνει όταν το αρχείο μεγαλώνει π.χ. στα 5 megabyte και τα email των συνεταίρων δεν μπορούν να "σηκώσουν" τόσο μεγάλα αρχεία; Χαμός.

Όλες οι άνω μπερδεμένες καταστάσεις επιλύονται με ένα online λογισμικό γραφείου, όπως καλή ώρα το Google Docs. Οι χρήστες μπορούν να μοιράζονται (σε διάφορες διαβαθμίσεις πρόσβασης ο καθένας) το αρχείο, ώστε να μπορούν να το επεξεργάζονται ή/και να το βλέπουν ίδια στιγμή.

Πρέπει να σημειωθεί ότι αυτή η λειτουργία του online διαμερισμού δεν αποτελεί καινοτομία όπου η Google πρώτη υλοποίησε. Υπήρξαν εφαρμογές στο παρελθόν οι οποίες είχαν το ίδιο σκοπό, οι οποίες λόγο αδυναμιών και περιορισμών δεν κατάφεραν ούτε κατά διάνοια να γίνουν τόσο δημοφιλές όπως το Google Docs. Παράδειγμα, μια δαπανηρή και πιο πολύπλοκη εφαρμογή απαιτούσε συγκεκριμένες υπηρεσίες να τρέχουν σε ένα server στην εταιρεία, οι χρήστες να είχαν τα ίδια προγράμματα στους υπολογιστές τους, ή να στέλνουν ένα "κλειδωμένο" αρχείο σε email, όπου οι παραλήπτες έπρεπε να στείλουν πίσω... Όπως επίσης αδυναμίες που αναφέρθησαν προηγουμένως, όπως προ-απαίτηση συμπληρωματικών συστημάτων, ασυμβατότητα σε διαφορετικούς browser κ.α. (σ.σ.: επιφυλασσόμαστε να αναφερθούμε σε wiki εφαρμογές σε άλλο άρθρο).

Φωτογραφίες:

http://lh4.ggpht.com/_7ZYqYi4xigk/SmZGoG1tafI/AAAAAAAAEFY/tIJB84YHUWo/docs_logo.jpg

http://www.googlearticles.com/wp-content/uploads/2007/11/google-iphone.png ΛΕΖΑΝΤΑ: Google Docs σε iPhone

http://lh5.ggpht.com/_7ZYqYi4xigk/SbAeSRTH4gI/AAAAAAAAC-M/JqcVyu2gw5w/docs_spreadsheet.jpg ΛΕΖΑΝΤΑ: Google Docs Spreadsheets

http://diggin88nine.files.wordpress.com/2007/05/nss2.jpg ΛΕΖΑΝΤΑ: Το Zoho Office Suite (www.zoho.com) παρέχει και άλλες παρεμφερείς online εφαρμογές που μπορείτε να ελέγξετε (όπως CRM, wiki και chat).

Ορέστης Τριγγίδης


orestis@tringides.com | www.aimcy.eu | http://tringides.blogspot.com | www.cyprus-tube.com

ABBYY Business Card Reader 2.0 με έξυπνο OCR

Η Λύση του Προβλήματος με τις Επαγγελματικές Κάρτες, στο Κινητό σας

Οι περισσότεροι επαγγελματίες έχουν σε μια γωνιά στο γραφείο τους (ή, στις καλύτερες των περιπτώσεων, μέσα σε ένα φάκελο) στοιβαγμένες δεκάδες, ίσως εκατοντάδες επαγγελματικές κάρτες όπου αραιά-πυκνά λαμβάνουν από συνέταιρους, πιθανούς συνεργάτες, από υπηρεσίες, σε συνέδρια, από συναντήσεις δημόσιων σχέσεων, πωλητές, κάτερινγκ, καταστήματα, μάστορες κλπ. Επιπλέον, για ένα μέσο επαγγελματία η εισροή επαγγελματικών καρτών από καινούργιες γνωριμίες μπορεί να αποτελεί καθημερινό φαινόμενο. Όπως είναι γνωστό και από την προσωπική εμπειρία του καθενός, πολλές από αυτές τις κάρτες δεν είναι ιδιαίτερα χρήσιμες. Όμως, κάποιες κάρτες προέρχονται από άτομα τα οποία είτε ενδέχεται να τα χρειαστούμε, κάποτε, είτε άμεσα, ή/και πολύ συχνά.

Το Business Card Reader 2.0 της ΑΒΒΥΥ είναι η νέα έκδοση του νέου «έξυπνου» λογισμικού για κινητές συσκευές, το οποίο μπορεί να φωτογραφήσει μια κάρτα από το κινητό τηλέφωνο, να αναγνωρίσει αυτόματα τα παιδία της κάρτας (Όνομα, Τηλέφωνο, email, διεύθυνση κλπ) και έπειτα να τα ταξινομήσει και να τα καταχωρήσει στις Επαφές.

Το Χάος των Επαγγελματικών Καρτών

Ενώ από μόνη της η επαγγελματική κάρτα εξυπηρετεί το σκοπό της πολύ καλά (δηλαδή ανά πάσα στιγμή και τοποθεσία ένας επαγγελματίας να μπορεί να δώσει σε κάποιον μια περίληψη του ποιος είναι, τι κάνει και πώς μπορεί κάποιος να επικοινωνήσει μαζί του), εν τούτοις η φύση της επαγγελματικής κάρτας δεν συνάδει με τις σύγχρονες ανάγκες που όλοι έχουμε στο να μπορούμε εύκολα και γρήγορα να αποθηκεύουμε, να οργανώνουμε και να επαναφέρουμε πληροφορίες από και προς τις Επαφές (“Contacts”) μας σε ηλεκτρονική μορφή.

Σήμερα, οι περισσότεροι άνθρωποι χρειάζονται να έχουν πρόσβαση στις Επαφές τους από τις φορητές τους συσκευές (κινητά τηλέφωνα, PDAs, φορητούς ηλεκτρονικούς υπολογιστές), από τον προσωπικό τους ηλεκτρονικό υπολογιστή (στο γραφείο και στο σπίτι), καθώς και από online τοποθεσίες όπου έχουν αποθηκεμένες τις Επαφές τους.

Στο παράδειγμα της επαγγελματικής κάρτας, όταν κάποιος λαμβάνει μια κάρτα από κάποιον άλλον, ο «μόνος» εφικτός τρόπος για να εισάξει τα στοιχεία από την επαγγελματική κάρτα στις επαφές του, φαίνεται να είναι ο... χειροκίνητος. Δηλαδή, να αντιγράψει το όνομα, το/α τηλέφωνο/α, τη διεύθυνση, το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση ιστοσελίδας, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κλπ από την κάρτα στον υπολογιστή / κινητή συσκευή.

Αυτό καταντά ιδιαίτερα χρονοβόρο όταν πρέπει να γίνει σε ένα κινητό τηλέφωνο / PDA. Η δε μακρά σε διάρκεια δακτυλογράφηση σε κινητές συσκευές είναι σ’ όλους γνωστό ότι δεν είναι και η πιο βολική ενασχόληση – ιδιαίτερα όταν γίνεται «στο πόδι». Έπειτα ο χρόνος που αναλώνεται θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για κάτι πιο παραγωγικό.

Οι σύγχρονες τάσεις μας επιβάλλουν να είμαστε όλο και πιο «δικτυωμένοι» - τόσο στις επαγγελματικές μας δραστηριότητες, όσο και στην καθημερινότητά μας. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να έχουμε καταγραμμένες περισσότερες Επαφές, τις οποίες να μπορούμε να τις οργανώνουμε και να έχουμε πρόσβαση σε αυτές άμεσα. Έπειτα, με τις τόσες πολλές Επαφές, ούτως ή αλλιώς πολύ συχνά βρισκόμαστε σε μια χαοτική κατάσταση η οποία μας δυσκολεύει να ανακτήσουμε τον έλεγχο των επαφών – έστω και με τις προσφερόμενες διευκολύνσεις οργάνωσης και εύρεσης.

Και επανερχόμαστε στο πρόβλημά μας. Πρώτον, πώς μπορεί κάποιος να περάσει στις Επαφές (π.χ. στο PDA του) γρήγορα όλα τα στοιχεία από τις εκατοντάδες κάρτες που συσσώρεψε κατά καιρούς; Και δεύτερον, πώς μπορεί κάποιος ο οποίος λαμβάνει σε συχνότητα επαγγελματικές κάρτες να μπορεί να τις «περνά» γρήγορα και εύκολα – ακριβώς για να μην τις στοιβάζει «για αργότερα» (σ.σ. δηλαδή «ποτέ») και για να μπορεί να ανακτήσει τον έλεγχο της σύγχρονης χαοτικής κατάστασης με τις πολλές επαφές;

Τρία Βήματα: Φωτογραφήστε -> Αποθηκεύστε -> Τελειώσατε

Το Business Card Reader 2.0 προσφέρει ακριβής και υψηλής ποιότητας αναγνώριση κειμένου, αυτόματο εντοπισμό των πεδίων της Επαφής στην επαγγελματική κάρτα, ευκολία στη χρήση. Δεν χρειάζεται περεταίρω υλικός εξοπλισμός πέραν αυτού που φέρει το συμβατό κινητού τηλεφώνου.

Όλες οι πληροφορίες από μία επαγγελματική κάρτα μπορούν να αναγνωριστούν και να αποθηκευτούν με τρεις απλές κινήσεις:

1. Φωτογράφηση της επαγγελματικής κάρτας.

2. Επιβεβαίωση / διόρθωση των εξαγομένων πληροφοριών.

3. Αποθήκευση της νέας επαφής στις Επαφές του κινητού τηλεφώνου.

Το μεγάλο αβαντάζ που καθιστά το Business Card Reader 2.0 τόσο ακριβές, είναι η τεχνολογία Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων (Optical Character Recognition - OCR) της ABBYY που χρησιμοποιεί. Η κατασκευάστρια εταιρία ΑΒΒΥΥ είναι ένας παγκόσμιος ηγέτης στην τεχνολογία αναγνώρισης εγγράφων και των γλωσσικών λογισμικών. Η τεχνολογία αυτή αναγνωρίζει γρήγορα και με ακρίβεια το τυπωμένο κείμενο στην κάρτα που έχει ληφθεί με την φωτογραφική του κινητού. Με αυτόματη ανίχνευση η εφαρμογή εντοπίζει με έξυπνο τρόπο τα διάφορα είδη πληροφοριών σε μια επαγγελματική κάρτα, όπως όνομα, Εταιρεία/Οργανισμός, Τίτλος, Τηλέφωνα (γραφείο, κινητό, φαξ), ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και ιστοσελίδα. Παρέχει τη δυνατότατα αναγνώρισης πληροφοριών από επιχειρηματικές κάρτες σε 16 διαφορετικές γλώσσες.

Επίσης είναι δυνατή η προσθήκη φωτογραφίας για μία συγκεκριμένη επαφή στην ίδια διαδικασία εισαγωγής δεδομένων από την κάρτα. Όλοι αυτοί οι τύποι στοιχείων μπορούν να αποθηκευτούν αυτόματα στους αντίστοιχους τομείς των επαφών στο κινητό χωρίς την ανάγκη περαιτέρω αλλαγών και διορθώσεων. Συγχρόνως παρέχει στον χρήστη την δυνατότητα επιλογές να εκδώσει, να αλλάξει ή να προσθέσει στοιχεία σε όλες τις κατηγορίες πληροφοριών των επαφών στο κινητό (import, export κλπ).

Η έκδοση 2.0 του Business Card Reader είναι βελτιωμένη στον χειρισμό της φωτογραφικής και της οθόνης, το περιβάλλον του λογισμικού είναι πιο φιλικό και βοηθητικό προς τους χρήστες, βελτιωμένη αναγνώριση των πεδίων της κάρτας, καθώς και βελτιωμένος συγχρονισμός (synchronization) με το Microsoft Outlook.

Για κινητά Nokia Smartphones με Λειτουργικό Σύστημα Symbian S60 9.1 / 9.2 / 9.3 / 9.4, απαιτείται μνήμη RAM από 10 μέχρι 20 ΜΒ, 15 ΜΒ εσωτερικής / αποθηκευτικής μνήμης για την εγκατάσταση και κάμερα με τουλάχιστον 2 megapixels και autofocus.

Το Business Card Reader 2.0 για κινητά Nokia μπορείτε να το βρείτε στην Κύπρο σε καταστήματα κινητής τηλεφωνίας, σε προσιτή τιμή, γύρω στα 25-30 ευρώ.

Και για iPhone 3GS

Οι χρήστες iPhone 3GS μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια ξεχωριστή έκδοση του Business Card Reader, όπου μπορούν να αποθηκευόσουν τις πληροφορίες στα αντίστοιχα πεδία των Επαφών του iPhone 3GS.

Πάλι, δεν χρειάζεται επιπλέον υλικός εξοπλισμός πέραν ενός iPhone με κάμερα, όπως το iPhone 3GS.

Μπορείτε να εξασφαλίσετε το Business Card Reader για iPhone μέσω του Apple AppStore / iTunes.

Σχετικά με την ABBYY

Η Ρωσική ABBYY είναι από τις σημαντικότερες εταιρείες στον κόσμο κατασκευής λογισμικών συστημάτων αναγνώρισης κειμένου, ανάγνωσης δεδομένων και γλωσσικών προγραμμάτων. Από τα πιο γνωστά προϊόντα της είναι το πακέτο Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων (Optical Character Recognition - OCR) FineReader, το ABBYY FlexiCapture για ανάγνωση δεδομένων και το λεξικό ABBYY Lingvo το οποίο εκδίδει εδώ και 20 χρόνια.

Ορέστης Τριγγίδης

www.aimcy.eu | www.cyprus-tube.com

(Δημοσιεύτηκε στο περιοδικό "Κινητή Τηλεφωνία & Τηλεπικοινωνίες CY")

IMAGES

ABBYY logo http://www.abbyy.com/Default.aspx?DN=1b47f49b-2eea-49cd-9cb2-26ec0669e02e

BOX 1 http://www.abbyy.com/adx/aspx/adxGetMedia.aspx?DocID=1d7efb94-aefb-4358-8838-dd65de6776bc

BOX 2 http://www.abbyy.com/adx/aspx/adxGetMedia.aspx?DocID=a4589e7b-1bab-4ce7-9805-2ec79428ef38

http://www.knowyourmobile.com/siteimage/scale/800/600/77961.png

http://noknok.tv/wp-content/uploads/2009/08/abbyy-business-card-reader-review-01.jpg

For iPhone http://blogs.todayonline.com/techtalk/files/2009/11/business_card_reader.png

Office 2010: Η εξέλιξη

Σαφής, Ενσωματωμένη Προσέγγιση

Για την ιστορία. Όταν πριν λίγα χρόνια η Microsoft κυκλοφόρησε το Office 2007, στην αρχή, τουλάχιστον, πολλοί χρήστες είχαν αντιμετωπίσει το νέο περιβάλλον της σουίτας επιφυλακτικά. Τουλάχιστον. Έπειτα μιλάμε για το Office, την οικογένεια εφαρμογών την οποία πάρα πολλοί χρήστες ηλ. υπολογιστών χρησιμοποιούν καθημερινά - κάποιοι τις περισσότερες ώρες της εργάσιμης ημέρας. Οπόταν, κρίνοντας από το πόσο δύσκολο είναι οι άνθρωποι να αλλάξουν τις καθημερινές τους συνήθειες, ήταν αναμενόμενο ότι η μετάβαση στο νέο περιβάλλον και στις νέες λειτουργίες του Office 2007 δεν θα ήταν εύκολη – αν αναλογιστεί κανείς ότι το μόνο γραφικό περιβάλλον που γνώριζαν οι χρήστες πριν το Office 2007 πολύ λίγο είχε αλλάξει ουσιαστικά τόσα χρόνια.

Το Office 2007 συμπεριλάμβανε πολλές καινοτομίες στη χρήση και λειτουργία του: οι επιλογές στο μενού είχαν κατηγοριοποιηθεί, λειτουργούσαν και μετατρέπονταν ανάλογα με το σε τι ενέργεια προέβαινε ο χρήστης: Formatting, Table, δακτυλογράφηση, review, Επεξεργασία, δυναμικά προσαρμοζόμενο δεξί κλικ (αυτό ήταν πολύ καλό!) κλπ. Αναμφισβήτητα ήταν πέρα για πέρα καινοτόμο και εξελιγμένο. Με αυτό, ο στόχος της Microsoft ήταν από τη μία να διευκολύνει το χρήστη και από την άλλη να τον ενδυναμώσει. Όμως, η βάση των χρηστών αντέδρασε διαφορετικά, οι κριτικές (όσοι θυμούνται) των τεχνολογιστών ήταν διφορούμενες και έπρεπε να περάσει λίγος καιρός για να αναγνωρισθεί ότι πράγματι επρόκειτο για ένα αρκετά σημαντικό βήμα προς τα μπρος.

Και ερχόμαστε τώρα, στο 2010. Οι προκλήσεις για τη Microsoft για το μέλλον ήδη είχαν διαφανεί από το 2007. Πρώτον, εάν με το Office 2007 το προϊόν «σουίτα γραφείου» έφτασε σε ένα plateau - και εάν ήδη η Microsoft συναντούσε δυσκολίες στο να πείσει τους χρήστες του Office 2003 που δεν ήθελαν να υποστούν το learning curve, να αναβαθμηστούν στο Office 2007, τότε πώς θα έπειθε τους χρήστες να πάνε πέραν του Office 2007; Και δεύτερον, εάν το Office 2007 ήδη αποτελεί μια θεμελιώδης αλλαγή, τότε σημαίνει ότι η Microsoft θα πρέπει τώρα να δημιουργήσει κάτι πέραν από αυτό, προς μια νέα κατεύθυνση και στόχο. Το ερώτημα είναι, ποια θα είναι αυτή η νέα κατεύθυνση και σε τι θα αποσκοπεί, ώστε να πείσει τον κόσμο; Αν μου επιτρέπεται αυτός ο παραλληλισμός, η απάντηση βρίσκεται στο Office 2010, το οποίο θα είναι για το Office 2007, ότι είναι το Windows 7 σε σχέση με το Vista: μια καλά μελετημένη και δουλεμένη, ευχάριστα ανανεωμένη προσέγγιση.

Περισσότερα

Κρίνοντας ότι το εγχείρημα Office 2010 αποτελεί μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις στην ιστορία της σουίτας, η Microsoft ορθώς κινήθηκε στο να προσφέρει στους χρήστες κάτι περισσότερο από ένα εκ νέου «γυαλισμένο» Office 2007. Η αιχμή της εξέλιξης λοιπόν του Office 2010 βασίζεται στους εξής άξονες.

Το Περιβάλλον Εργασίας: Ο Χρήστης στο Επίκεντρο.

Η εξέλιξη του περιβάλλοντος εργασίας του 2010 έχει διαμορφωθεί βάσει των προτεραιοτήτων και των αναγκών του χρήστη. Πλειάδες, σημαντικές και μικρές προσθήκες και αλλαγές στο περιβάλλον εργασίας δημιουργούν όλες μαζί την «κριτική μάζα» που κάνει τη θετική διαφορά σε αυτό τον τομέα. Όλα τα χαρακτηριστικά και οι λειτουργίες έχουν λεπτομερώς μετρηθεί, μελετηθεί, σχεδιαστεί και δοκιμασθεί μέχρι και την πιο μικρή λεπτομέρεια πριν οριστικοποιηθούν στον τελικό σχεδιασμό – ο οποίος είναι πιο «ξεκάθαρος» από το περιβάλλον του Office 2007.

Αυτό είναι σημαντικό, επειδή ο μόνος τρόπος για να πειστεί ο χρήστης να χρησιμοποιήσει ένα πολυσύνθετο και ισχυρό εργαλείο, είναι να μπορεί να το βρει και να μάθει να το χρησιμοποιεί σχεδόν αμέσως και έπειτα στο μέλλον να είναι σε θέση να το χρησιμοποιεί διαισθητικά, σχεδόν ακούσια.

Το αυτόματα και δυναμικά προσαρμοζόμενο Ribbon (η «μπάρα» των εφαρμογών στα προγράμματα του Office) καθώς και οι άλλες συναφείς λειτουργίες που ενεργοποιούνται αναλόγως του τι κάνει ο χρήστης, συνάδουν απόλυτα με την άνω προσέγγιση – και αυτός είναι ο μόνος τρόπος για να πεισθεί ο μέσος χρήστης του Office, ο οποίος για την ώρα ξέρει να χρησιμοποιεί μόνο ένα κλάσμα των λειτουργιών, να εκμεταλλευτεί τις προσφερόμενες δυνατότητες στο έπακρο – τόσο τις υφιστάμενες, όσο και τις καινούργιες.

Το βελτιωμένο Ribbon θα διέπει όλες τις εφαρμογές του Office 2007, συμπεριλαμβανομένων και αυτών που στο Office 2007 δεν ήταν συμπεριλαμβανόμενο (Outlook, Visio, OneNote, Project και Publisher). Τα επίσης πολύ καλά νέα, είναι ότι το Ribbon σε όλες τις εφαρμογές του Office 2010 είναι εντελώς παραμετροποιήσιμο (με απλά λόγια: μπορείτε να το προσαρμόσετε όπως θέλετε – ανάσα ανακούφισης για όσους δυσκολεύτηκαν στο Office 2007!).

Επίσης οι χρήστες του Windows 7 θα μπορούν να χρησιμοποιούν τα jumplists σε όλες τις εφαρμογές του Office 2010, προσφέροντας τους έτσι εύκολη πρόσβαση σε πρόσφατα αρχεία και λειτουργίες που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη εφαρμογή. Με παρόμοιο τρόπο θα μπορούν να χρησιμοποιούν και το «Backstage View», του οποίου οι κατηγοριοποιημένες/επικεντρωμένες λειτουργίες του θα βοηθούν περεταίρω τους χρήστες να κάνουν αυτό που θέλουν πιο εύκολα και γρήγορα (π.χ. όλες οι επιλογές της εκτύπωσης σε ένα παράθυρο).

Το Office 2010 φέρει χαρακτηριστικά και λειτουργίες τα οποία στοχεύουν να εξυπηρετήσουν με ειδικό τρόπο διαφορετικές ομάδες χρηστών/επαγγελματιών, βάσει «ρόλων», π.χ. το προσωπικό του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού μιας εταιρείες, του τμήματος πολώσεων, έρευνας και ανάπτυξης κ.ο.κ.

Πολλές προσθήκες - παντού

Αρκετές άξιες ενδιαφέροντος νέες δυνατότητες, πρωτόγνωρες για το Office και τις σουίτες γραφείου, έχουν προστεθεί στο Office 2010. Ενσωματωμένη επεξεργασία βίντεο, πρόσθετες δυνατότητες στο «παραδοσιακό» paste, πρόνοια για υποστήριξη των πιστοποιημένων με ISO μορφολογιών εγγράφων OOXML και ODF, ενσωματωμένη λειτουργία capturing εικόνας, επιπρόσθετη ασφάλεια (μετα-)επεξεργασίας εγγράφων, καθολικά διαθέσιμος επεξεργαστής εξισώσεων, βελτίωση του διαλόγου για εκτύπωση με όλες τις επιλογές που χρειάζεστε σε ένα παράθυρο.

Επίσης ενδυναμωμένη και συνάμα απλουστευμένη παρουσιάζεται η δυνατότητα δημιουργίας πιο εμφανίσιμων εγγράφων, με πρόσθετες επιλογές στο κείμενο (π.χ. πρόσθετη «καλλιγραφία» σε μια γραμματοσειρά με το «Letter Styling», νέα εφέ στο κείμενο κ.α.), καθώς και προσθήκης, οργάνωσης και επεξεργασίας γραφικών (εργαλεία, πρόσθετα σχήματα και παραμετροποιήσημες templates συν αυτών του τύπου SmartArt).

Συνεχίζοντας με τα γραφικά, η δυνατότητα επεξεργασίας γραφικών (φωτογραφιών / σχεδίων) έχει επεκταθεί σημαντικά στο Office 2010. Πολλές συνήθεις εργασίες που έπρεπε να διεκπεραιωθούν με άλλο πρόγραμμα (π.χ. Photoshop) πριν προσθέτουν τα γραφικά σε ένα αρχείο Office, τώρα μπορούν να γίνονται εντός του Office 2010. Παράδειγμα, πολλές φορές θα θέλατε να προσθέσετε μια εικόνα σε ένα κείμενο Word, ή σε μια παρουσίαση PowerPoint, αλλά θέλετε να αφαιρεθεί το φόντο (background) πριν μπει. Με το συμπεριλαμβανόμενο Background Removal αυτό μπορεί να γίνει επί τόπου και αυτομάτως στη στιγμή, μαζί με πρόσθετες επιλογές.

Αφήνοντας το καλύτερο για το τέλος, για όλους εκείνους που ανυπομονούν να βιώσουν τη μέγιστη απόδοση και σταθερότητα των 64-bit επεξεργαστών τους και των 64-bit λειτουργικών τους συστημάτων, το Office 2010 θα διατεθεί και σε 64-bit έκδοση.

Ο χρήστης ανακτά τον έλεγχο του Outlook

Πολλές φορές το email σαν μέσο βγαίνει εκτός ελέγχου και καταντά δύσκολο να οργανωθεί και να διαχειριστεί. Παράδειγμα, όταν σε μια συζήτηση που συμμετέχουν πολλά άτομα πάνε και έρχονται τόσα πολλά email σε άτακτα χρονικά διαστήματα, επέρχεται το χάος στα εισερχόμενα του χρήστη.

Ευτυχώς το Outlook 2010 προσφέρει την επιλογή να οργανώσει ο χρήστης αυτού του είδους email, καθώς και την αλληλογραφία με τα ίδια άτομα/ο για το ίδιο Θέμα (email topic) σε συμπτυγμένες «Συζητήσεις» («Conversations»). Έτσι, όταν πολλά μηνύματα email βρίσκονται οργανωμένα σε Συζητήσεις, ο χρήστης μπορεί με ένα δεξί κλικ να εφαρμόσει διαταγές οι οποίες να διέπουν πολλά μηνύματα μαζί – εξοικονομώντας χρόνο, κόπο και φαιά ουσία που αλλιώς θα χρειάζονταν για να επιβάλει τάξη στο χάος (σ.σ. εάν είστε από αυτούς που λαμβάνουν περισσότερα από 30 email την ημέρα, ή πολύ λίγο χρόνο έχετε να ασχολείστε με το συγύρισμα του inbox, αντιλαμβάνεστε πλήρως τι σημαίνει αυτό). Εξαφανίστε λοιπόν αχρείαστες πλέον Συζητήσεις με μιας, διαγράψετε τα επαναλαμβανόμενα κείμενα που άσκοπα πάνε έρχονται και επαναλαμβάνονται στο κείμενο, ή πατήστε το κουμπί “Ignore” για να βγείτε εκτός από μια email επικοινωνία όπου συμμετέχουν πολλοί, αφού ικανοποιηθήκατε ότι πήρατε ότι σας ενδιέφερε από τη συζήτηση και αφήστε τους υπόλοιπους μόνους τους να λένε τα δικά τους.

Το υπόλοιπο κομμάτι συμπληρώνει το «Quick Steps», το οποίο είναι μια κατηγορία στο Ribbon όπου εκεί βρίσκονται συντομεύσεις συχνών διαδικασιών οι οποίες, υπό άλλες συνθήκες, θα χρειάζονταν περισσότερα κλικ και παράθυρα για να διεκπεραιωθούν. Παράδειγμα, πρέπει κάθε μέρα στέλνετε συνεχώς email στον Κώστα; Κάντε μια συντόμευση «Στον Κώστα» στο Quick Steps, και προωθήστε ένα mail, ή εκκινήστε ένα νέο με τη διεύθυνση του Κώστα ήδη περασμένη στο παράθυρο «Νέο email» που θα ανοίξει.

Σημαντικό είναι να αναφερθεί ότι η τελική μορφή του Outlook 2010 (καθώς και σε άλλα προγράμματα της σουίτας), θα συμπεριλαμβάνονται λειτουργίες "Web 2.0" και παρόμοιες με αυτών που συναντιούνται στα online κοινωνικά δίκτυα (βλέπε Outlook Social Connector). Μερικά παραδείγματα: online συνεργασία, ενσωμάτωση πληροφοριών σε κοινωνικά δίκτυα, (αυτόματος) διαμοιρασμός πληροφοριών σε άλλους χρήστες, προβολή ιστορικού επικοινωνίας με άλλους χρήστες.

Ασπιρίνες για το in PowerPoint 2010

Πέραν των νέων χαρακτηριστικών και λειτουργιών που ισχύουν για όλες τις εφαρμογές του Office 2010 (όπως το Ribbon, καινούρια εφέ στις γραμματοσειρές κλπ), το PowerPoint 2010 έρχεται με σημαντικές «ασπιρίνες», που θα εκτιμήσουν δεόντως όλοι όσοι ασχολούνται με την κατασκευή σύνθετων (και απλών) παρουσιάσεων.

Καταρχήν, επιτέλους ο χρήστης μπορεί να εξάγει μια παρουσίαση σε αρχείο βίντεο. Σε προηγούμενες εκδόσεις του Office αυτό ήταν εφικτό μόνο με επιπρόσθετο / άλλο πρόγραμμα τρίτων (σ.σ. ο υποφαινόμενος δοκίμασε διάφορα από αυτά τα προγράμματα και τα αποτελέσματα ήταν υποδεέστερα του αναμενόμενου).

Με μια απλή εγγραφή στο Office Live Workspaces (http://workspace.office.live.com) ο χρήστης μπορεί να εκδώσει μια παρουσίαση και να στείλει τη διεύθυνση π.χ. μέσω email σε άλλους για να τη δουν online.

Εύκολη προσθήκη, επεξεργασία και πρόσθετες επιλογές για βίντεο σε παρουσιάσεις – ειδικά συγκρίνοντας με προηγούμενες εκδόσεις PowerPoint. Επίσης, παρέχεται η επιλογή στο χρήστη όταν αποθηκεύσει την παρουσίαση του, να συμπιεστούν (compress) τα συμπεριλαμβανόμενα πολυμέσα (εικόνες, βίντεο, ήχοι) εξοικονομώντας έτσι χώρο, κάνοντας το αρχείο της παρουσίασης ευκολότερα φορητό και πιο γρήγορο κατά το άνοιγμα και την παρουσίαση.

Νέα template, slide transitions, καθώς και οι νέες δυνατότητες στην επεξεργασία και προσθήκη εφέ σε γραφικά, καθιστούν ευκολότερο στο χρήστη να παράξει ξεχωριστές παρουσιάσεις (σ.σ. αυτό είναι καλό, επειδή έπειτα από πολλά συνέδρια και σεμινάρια αρχίζεις να προσέχεις ότι πολλές παρουσιάσεις οπτικά μοιάζουν και αναγνωρίζεις μέχρι και ποιο template χρησιμοποίησε ο παρουσιαστής).

Και δωρεάν online Office Web Apps

Στο δωρεάν Office Web Apps συμπεριλαμβάνονται τα Excel, PowerPoint, Word και OneNote και θα διατεθεί στο κοινό την ίδια περίοδο με το Office 2010. Αυτό που πρέπει να αναμένετε είναι η επακριβής παρουσίαση των αρχείων σας στο Office Web Apps με το πώς θα παρουσιάζονται στο Office 2010. Θα μπορείτε είτε να χρησιμοποιείτε το Office Web Apps δωρεάν από το server της Microsoft, είτε από άλλο πάροχο της επιλογής σας (ίσως με κάποια συνδρομή), ή ακόμα να αγοραστεί από την εταιρεία σας για αποκλειστική εσωτερική χρήση – αυτό αναμένεται να αποτελεί το σημαντικότερο selling point.

Με το Skydrive (http://skydrive.live.com), οι χρήστες θα μπορούν να αποθηκεύουν εύκολα τα αρχεία τους και με το Office Live Workspaces (http://workspace.officelive.com) θα μπορούν να συγχρονίζουν τα αρχεία τους με το Office 2010 και να συνεργάζονται με άλλους χρήστες online.

Δείτε μόνοι σας: Κατεβάστε τη Beta έκδοση δωρεάν

Αξίζει να κατεβάσετε το beta (http://office.microsoft.com/beta), το οποίο είναι σταθερό στη λειτουργία του. Όσοι χρήστες χρησιμοποιούν το Office 2007, η μετάβαση θα είναι εύκολη. Όσοι χρήστες χρησιμοποιούν το 2003 και προηγούμενες από αυτό εκδόσεις, θα πρέπει να αφιερώσουν λίγο χρόνο για να μάθουν να χρησιμοποιούν και να συνηθίσουν κυρίως το Ribbon. Όμως, εκτιμώ ότι η μετάβαση από το 2003 στο 2010 είναι πιο εύκολη από τη μετάβαση από το 2003 στο 2007. Με άλλα λόγια, εάν σκέφτεστε να αναβαθμιστείτε από το 2003, πηγαίνετε απευθείας στο 2010 και προσπεράστε το 2007 – σίγουρα.

Μπορεί να χρειάζεται λίγος χρόνος, αλλά όταν οι προερχόμενοι από το Office 2003 χρήστες μάθουν να χρησιμοποιούν καλά το Ribbon του 2010, διόλου θα πεθυμούσουν το προηγούμενο περιβάλλον εργασίας.

Η επιλογή του Beta φέρει ένα καλό selling point. Χρήστες και εταιρίες που τώρα χρησιμοποιούν ένα Office χωρίς άδεια χρήσης και σκοπεύουν να αγοράσουν ένα νόμιμο αντίτυπο/α του Office, μπορούν να χρησιμοποιήσουν δωρεάν και χωρίς περιορισμούς το Beta μέχρι τις 31 Οκτωβρίου του 2010. Ειδικά για εταιρείες, όπου π.χ. θα θέλουν να αγοράσουν άδειες για 25 ηλ. υπολογιστές, αποτελεί μία σημαντική μεταφορά της επένδυσης για αρκετούς μήνες αργότερα – εξοικονομώντας με αυτό τον τρόπο ένα σημαντικό ποσό. Φυσικά, μέσα σε αυτούς τους μήνες οι χρήστες θα έχουν όλο το χρόνο που χρειάζονται για να μάθουν το 2010 (και να εθιστούν σε αυτό).

Τώρα, η Microsoft διάθεσε σε επιλεγμένους χρήστες τη release candidate (RC) έκδοση του Office 2010 για εντατική δοκιμή. Θα επακολουθήσουν διορθώσεις και έπειτα το 2010 θα διατεθεί στην αγορά. Οπότε, η Beta και η RC έκδοση θα είναι διαφορετική από την τελική, η οποία θα είναι και βελτιωμένη περεταίρω. Τον Ιούνιο του 2010 αναμένεται το Office 2010 να διατεθεί στην αγορά. Όμως, δεν αποκλείεται αυτό να επέλθει (ίσως αρκετά) συντομότερα. Το Office 2010 θα είναι διαθέσιμο για τα λειτουργικά συστήματα Windows 7, Vista, or XP. Mac OS X.

Ορέστης Τριγγίδης

www.aimcy.eu – www.cyprus-tube.com