Το να μπορεί ο χρήστης να τρέχει το λογισμικό γραφείου και να αποθηκεύει τα αρχεία αποκλειστικά μέσω δικτύου (χωρίς δηλαδή να χρειάζεται οποιαδήποτε εγκατάσταση του προγράμματος στον Η/Υ του), δεν είναι καινούργια ιδέα. Ορισμένοι αναγνώστες ίσως να θυμούνται παλαιότερα σε μεγάλες εταιρείες όπου οι χρήστες δεν είχαν ηλεκτρονικούς υπολογιστές με δική τους μνήμη ή επεξεργαστή, αλλά "άβουλα" τερματικά (dumb terminals) τα οποία ήταν όλα συνδεδεμένα μέσω (τοπικού -LAN-, ή WAN δικτύου) σε ένα κεντρικό Η/Υ (αλλιώς, σέρβερ). Με αυτό το τρόπο όλα τα προγράμματα έτρεχαν στον κεντρικό Η/Υ και τα τερματικά λειτουργούσαν ουσιαστικά μόνο σαν μονάδες εισόδου-εξόδου δεδομένων. (σημ.: σε αντίθεση με τα τερματικά, τα "Thin Clients" έχουν ένα βαθμό αυτονομίας και δεν εξαρτόνται κατ' ανάγκη αποκλειστικά από το σέρβερ).
Για πολλούς λόγους όμως, έπρεπε να περάσουν αρκετά χρόνια και να επέλθουν πολλές τεχνολογικές αλλαγές μέχρι η ανάλογη εφαρμογή να είναι εφικτή σε επίπεδο διαδικτύου. Σήμερα πλέον, με τις ευρέως διαθέσιμες, φθηνές και γρηγορότερες ευρυζωνικές συνδέσεις (ADSL κ.α.), με πολύ φθηνότερους και δυνατότερους Η/Υ και κεντρικούς Η/Υ (servers) και με τις βελτιώσεις των υφιστάμενων και δημιουργία νέων, καλύτερων τεχνολογιών διαδικτύου και λογισμικού (AJAX, σταθεροί, ασφαλείς και τεχνολογικά υπέρτεροι browser, τεχνολογίες ανάπτυξης διαδικτυακών εφαρμογών κ.α.), η ιδέα του "software as a service" στα λογισμικά γραφείου αναδεικνύεται όλο και περισσότερο σαν ακόμα μία καλή επιλογή για τις μάζες των χρηστών και των επιχειρήσεων.
Πλεονεκτήματα και Εφαρμογές των Online Λογισμικών Γραφείου
Τα πλεονεκτήματα των online εφαρμογών γραφείου. Πρώτον, δεν χρειάζεται οποιαδήποτε εγκατάσταση κάποιου πακέτου λογισμικού γραφείου στον Η/Υ του χρήστη. Αυτό σημαίνει ότι γλυτώνει χώρο και πόρους στον ηλεκτρονικό του υπολογιστή, ότι δεν χρειάζεται να έχει έγνοια για εγκατάσταση σχετικών updates, patches, κλπ, ότι δεν χρειάζεται να προβαίνει ο ίδιος σε αναβαθμίσεις νεότερων εκδόσεων και το κυριότερο, πολλές από αυτές τις υπηρεσίες (μιας και μιλάμε για "software as a service") παρέχονται δωρεάν.
Δεύτερον, ο χρήστης δεν δεσμεύεται σε ένα μόνο Η/Υ για να μπορεί να δουλέψει: σε έναν οποιοδήποτε Η/Υ με browser και σύνδεση στο διαδίκτυο, ο χρήστης δύναται να κάνει login στην υπηρεσία και να έχει πρόσβαση στο online λογισμικό γραφείο, καθώς και στα online αποθηκευμένα αρχεία του. Πόσο σπουδαίο είναι αυτό; Ας δώσουμε ένα παράδειγμα. Καλή ώρα, ο υποφαινόμενος δουλεύει στο παρών άρθρο σε τρεις διαφορετικούς ηλεκτρονικούς υπολογιστές σε τρεις διαφορετικές τοποθεσίες. Εάν δούλευα με το συμβατικό τρόπο, θα έπρεπε να κάνω το εξής: κάθε φορά που έπρεπε να φεύγω από τον ένα υπολογιστή, να φύλαγα το κείμενο που δούλευα πάνω σε μία αποθηκευτική μονάδα USB ("USB Stick"), ή να το έστελνα στο web-based ηλ. ταχυδρομείο μου, ή στο online storage μου. Έπειτα, σε κάθε άλλο Η/Υ που πήγαινα, να έπρεπε να έχω μαζί μου το USB stick, με την προϋπόθεση ότι ο κάθε Η/Υ έχει εγκατεστημένο πακέτο λογισμικού γραφείου (ΚΑΙ Ελληνικό διορθωτή κειμένου), ώστε να μπορώ να φορτώσω το αρχείο εκ νέου και να συνεχίσω τη συγγραφή. Και όταν έχεις να κάνεις με πολλά διαφορετικά αρχεία και πρέπει να κάθεσαι να γυρεύεσαι εάν τα πιο πρόσφατα είναι στον υπολογιστή του γραφείου, ή αυτά που βρίσκονται αποθηκευμένα στο USB stick, τότε με λίγα λόγια (και μιλώ εκ πείρας), ασ' τα να πάνε!
Ευτυχώς τίποτα από όλα αυτά δεν συμβαίνουν στη ζωή μου, επειδή χρησιμοποιώ ένα δωρεάν και πάνω απ΄όλα πρακτικό online πακέτο λογισμικού γραφείου, το οποίο θα μοιραστώ μαζί σας: το Google Docs (http://docs.google.com), το οποίο χρησιμοποιώ αυτή τη στιγμή για να γράψω αυτές τις γραμμές. Γιατί "πρακτικό"; Κατ'αρχήν η Google δεν είναι η πρώτη εταιρία που ανέπτυξε online λογισμικό γραφείου - κατ'ακρίβεια το Google Docs συναποτελείται από ήδη υφιστάμενα συστήματα εκ των οποίων κάποια η Google αγόρασε και προσάρτησε στα δικά της. Ωστόσο, το Google Docs είναι το πιο διαδεδομένο και επιτυχημένο online λογισμικό γραφείου, αφού κατάφερε να ξεπεράσει διάφορα προβλήματα που είχαν άλλα συστήματα, καθώς και για άλλους λόγους. Να αναφέρουμε ορισμένα. Άλλα online λογισμικά γραφείου προαπαιτούσαν την εγκατάσταση άλλων συστημάτων (π.χ.: κάτι σαν client, ή κάποιο πακέτο το οποίο να μπορούσε να υποστηρίξει την τεχνολογία που έτρεχε το online λογισμικό γραφείου). Το Google Docs μπορεί να δουλέψει σε οποιοδήποτε Η/Υ με μέση διαμόρφωση, χωρίς την ανάγκη εγκατάστασης επιπρόσθετων εξειδικευμένων συστημάτων από τον χρήστη.
Επίσης, άλλα online λογισμικά γραφείου δεν πρόσφεραν μία ολοκληρωμένη λύση η οποία να ενσωμάτωνε όλα τα απαραίτητα προγράμματα γραφείου. Επιπλέον, πολλά από τα άλλα προγράμματα ήταν υποδεέστερα έναντι των βασικών αναγκών του μέσου χρήστη, με αποτέλεσμα να μην υιοθετούνται σαν πρώτη προτίμησή από τους χρήστες. Παράδειγμα, αδυναμίες και περιορισμοί στην εισαγωγή, εξαγωγή και αποθήκευση υφιστάμενων και νέων .doc αρχείων από και προς τον Η/Υ του χρήστη. Από την άλλη, το Google Docs συμπεριλαμβάνει προγράμματα για επεξεργασία κειμένου, δημιουργία Παρουσιάσεων, Λογιστικών Φύλλων και Φορμών, διορθωτές κειμένων πολλών γλωσσών, καθώς και πολύ καλή διαχείριση αρχείων, τόσο σε online επίπεδο, τόσο σε επίπεδο υποστήριξης συμβατικών αρχείων .doc, .xls κλπ. Είχαμε και το άλλο κουφό: ένα online λογισμικό γραφείου ενώ δούλευε μια χαρά σε ένα συγκεκριμένο browser (π.χ. Internet Explorer), σε άλλους browser (όπως Firefox, Safari) έκανε νερά, ή δεν δούλευε καθόλου. Ακόμη και σήμερα, ενώ από τεχνολογικής πλευράς υπάρχουν οι μέδοθοι, ορισμένα online λογισμικά γραφείου δεν έχουν ξεπεράσει αυτά τα κολλήματα.
Ένας άλλος λόγος της επιτυχίας του Google Docs είναι η σύνδεση και η αλληλεπίδραση της υπηρεσίας με άλλες δημοφιλείς υπηρεσίες της Google, όπως το Gmail, Google Accounts κλπ. Γιατί συμβαίνει αυτό; Περίπου ανάλογη στρατηγική είχε ακολουθήσει η Microsoft ώστε να εκτοξεύσει το Microsoft Office ως το πιο δημοφιλές πακέτο λογισμικού γραφείου. Με το να κερδίζει όλο και περισσότερους χρήστες να χρησιμοποιούν το Windows, τότε φυσικό είναι οι χρήστες να προτιμήσουν το Microsoft Office. Έτσι και το Google: με το να καταφέρει να προσελκύσει πολλούς χρήστες να προτιμούν το Gmail (εάν θυμάστε, η πρώτη δωρεάν online υπηρεσία ηλ. ταχυδρομείου που πρόσφερε πολλά πράγματα δωρεάν, ενώ άλλοι παροχείς χρέωναν γι'αυτά), με αυτόν τον τρόπο κατάφερε να πλασάρει το Google Docs σαν τη "φυσική επιλογή" των υφιστάμενων χρηστών του Gmail.
Περαιτέρω, υπάρχουν και άλλα διάφορα Online Λογισμικά Γραφείου, όπως το Zoho Office Suite (www.zoho.com) το οποίο παρέχει και άλλες παρεμφερείς online εφαρμογές (όπως CRM, wiki και chat).
Ουσιαστική, Πρακτική, Διαδικτυακά ενδυναμομένη Συνεργασία
Πολλές φορές προκύπτει η ανάγκη να έχουν πρόσβαση ή/και να δουλεύουν περισσότερα από ένα άτομο πάνω σε ένα αρχείο. Παράδειγμα, όταν δέκα συνεργάτες μιας εταιρείας σε διαφορετικές τοποθεσίες πρέπει να συμβουλεύονται ένα .xls λογιστικό φύλο για τις τρέχουσες τιμές των προϊόντων της εταιρείας. Ή, όταν στη δουλειά μου πρέπει να ετοιμαστεί μια πρόταση για ένα πρότζεκτ, με κάποιο τρόπο να μπορούν να συνεργαστούν και οι δέκα εταίροι της σύμπραξης ώστε να συνταχθεί το κοινό .doc κείμενο της πρότασης.
Ο "παραδοσιακός" τρόπος που γίνονται αυτές οι δουλειές είναι το "πήγαινε-έλα" / "στείλε-πιάσε" με το email. Όμως, αυτός ο τρόπος επιφέρει διάφορα προβλήματα και μπορεί να είναι αντιπρακτικός και αντιπαραγωγικός. Ας πάρουμε το πρώτο σενάριο και να υποθέσουμε ότι η εταιρεία στέλνει πέντε φορές την ημέρα μέσω email κάθε νεότερο .xls αρχείο στους δέκα συνεργάτες της. Αυτό σημαίνει ότι κάθε φορά που ένας συνεργάτης πρέπει να δώσει μια τιμή, ή να προχωρήσει προς πώληση, πρέπει πρώτα να ελέγξει εάν του έχει σταλεί ένα πιο πρόσφατο αρχείο στο email του και να το κατεβάσει. Χάσιμο χρόνου. Σημαίνει επίσης, ότι η χρονική διάρκεια μεταξύ ανανέωσης και αποστολής του αρχείου μέσω email από την εταιρεία, αποτελεί ώρα λανθάνουσα. Ακόμη, ως γνωστόν η αποστολή email και συνημμένων αρχείων δεν εγγυάται πρώτον, την άμεση παράδοση προς τον παραλήπτη (υπάρχουν περιπτώσεις όπου ένα email μπορεί να καθυστερήσει ακόμη και ώρες) και δεύτερον, δεν εγγυάται καν την παραλαβή του email (μπορεί π.χ. να καταλήξει στα spam, ή για οποιοδήποτε λόγο να μην παραληφθεί χωρίς καμία μετέπειτα αναφορά σφάλματος).
Με τον παραδοσιακό τρόπο, τα πράγματα περιπλέκονται όλο και περισσότερο στο δεύτερο σενάριο: Τι γίνεται όταν δέκα συνέταιροι πρέπει να συνεργαστούν και να συνεισφέρουν για τη σύνταξη ενός αρχείου .doc; Ποιος κρατά λογαριασμό με την κάθε αλλαγή που γίνεται; Ποιος ενσωματώνει τις αλλαγές στο τελικό κείμενο; Τι συμβαίνει όταν το αρχείο μεγαλώνει π.χ. στα 5 megabyte και τα email των συνεταίρων δεν μπορούν να "σηκώσουν" τόσο μεγάλα αρχεία; Χαμός.
Όλες οι άνω μπερδεμένες καταστάσεις επιλύονται με ένα online λογισμικό γραφείου, όπως καλή ώρα το Google Docs. Οι χρήστες μπορούν να μοιράζονται (σε διάφορες διαβαθμίσεις πρόσβασης ο καθένας) το αρχείο, ώστε να μπορούν να το επεξεργάζονται ή/και να το βλέπουν ίδια στιγμή.
Πρέπει να σημειωθεί ότι αυτή η λειτουργία του online διαμερισμού δεν αποτελεί καινοτομία όπου η Google πρώτη υλοποίησε. Υπήρξαν εφαρμογές στο παρελθόν οι οποίες είχαν το ίδιο σκοπό, οι οποίες λόγο αδυναμιών και περιορισμών δεν κατάφεραν ούτε κατά διάνοια να γίνουν τόσο δημοφιλές όπως το Google Docs. Παράδειγμα, μια δαπανηρή και πιο πολύπλοκη εφαρμογή απαιτούσε συγκεκριμένες υπηρεσίες να τρέχουν σε ένα server στην εταιρεία, οι χρήστες να είχαν τα ίδια προγράμματα στους υπολογιστές τους, ή να στέλνουν ένα "κλειδωμένο" αρχείο σε email, όπου οι παραλήπτες έπρεπε να στείλουν πίσω... Όπως επίσης αδυναμίες που αναφέρθησαν προηγουμένως, όπως προ-απαίτηση συμπληρωματικών συστημάτων, ασυμβατότητα σε διαφορετικούς browser κ.α. (σ.σ.: επιφυλασσόμαστε να αναφερθούμε σε wiki εφαρμογές σε άλλο άρθρο).
Φωτογραφίες:
http://www.googlearticles.com/wp-content/uploads/2007/11/google-iphone.png ΛΕΖΑΝΤΑ: Google Docs σε iPhone
http://lh5.ggpht.com/_7ZYqYi4xigk/SbAeSRTH4gI/AAAAAAAAC-M/JqcVyu2gw5w/docs_spreadsheet.jpg ΛΕΖΑΝΤΑ: Google Docs Spreadsheets
http://diggin88nine.files.wordpress.com/2007/05/nss2.jpg ΛΕΖΑΝΤΑ: Το Zoho Office Suite (www.zoho.com) παρέχει και άλλες παρεμφερείς online εφαρμογές που μπορείτε να ελέγξετε (όπως CRM, wiki και chat).
Ορέστης Τριγγίδης
orestis@tringides.com | www.aimcy.eu | http://tringides.blogspot.com | www.cyprus-tube.com
